التخطيط الفعال

اعداد: د. لطيفه الرديني

التخطيط الفعال هو عملية تنظيم وتوجيه الموارد والجهود لتحقيق أهداف محددة بطريقة فعالة. يعتبر التخطيط أساسياً في مختلف مجالات الحياة، سواء كانت شخصية أو مهنية. من خلال التخطيط، يمكن للأفراد والمؤسسات تحديد الأهداف بوضوح، وتحليل الوضع الحالي، وتحديد الموارد المطلوبة، ووضع استراتيجيات لتحقيق النتائج المرجوة.

تبدأ عملية التخطيط الفعال بتحديد الأهداف. يجب أن تكون هذه الأهداف واضحة وقابلة للقياس، مما يسهل تقييم التقدم. بعد ذلك، يتم تحليل الوضع الحالي من خلال تقييم نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات (SWOT analysis). يساعد هذا التحليل في فهم البيئة المحيطة وتحديد العوامل التي قد تؤثر على تحقيق الأهداف.

بعد تحديد الأهداف وتحليل الوضع، يتم وضع استراتيجيات وخطط عمل تفصيلية. يجب أن تتضمن هذه الخطط خطوات محددة، مواعيد نهائية، والموارد المطلوبة. من المهم أيضاً مراجعة هذه الخطط بانتظام وتعديلها حسب الحاجة، لضمان التكيف مع أي تغييرات في الظروف أو الأهداف. من خلال التخطيط الفعال، بمكن تحقيق النجاح وتحسين الأداء في مختلف جوانب الحياة.

⁃ خصائص التخطيط الإداري الفعّال؟

          ⁃ التخطيط الإداري الفعال يجب أن يتسم بعدة خصائص تدعم دوره في الشركة، وتحده بإطار صلب من الضوابط التي تضمن تنفيذه على أكمل وجه وبكفاءة وفعالية عالية، ومن أهم هذه الخصائص:

          ⁃ الواقعية: يجب أن يكون التخطيط الإداري واقعي، وقائم على تحليل البيانات والبيئة الداخلية والخارجية للشركة فيضع أهداف واقعية لها وإلحاقها بخطة عمل واقعية أيضًا دون إفراط أو تفريط في الموارد المالية أو البشرية.

          ⁃ الشمولية: التخطيط الإداري الفعال هو الذي يشمل كافة جوانب العملية الإدارية في الشركة بما فيها (التنفيذ، والتقييم، والمراقبة، والتحسين المستمر) حتى يحقق التخطيط الإداري أفضل النتائج من كل فرد في الشركة وبالتالي يحقق أهدافها العامة.

          ⁃ التنبؤ بالمستقبل: التخطيط الجيد والفعال القائم على تحليل البيانات والقدرة على استخلاص الاستنتاجات الهامة، لذا يجب أن يشمل تخطيطك التنبؤ بالمستقبل وفقًا لمعطيات الحاضر ورؤيتك نحو تغيرات السوق والعوامل البيئية المختلفة، وإعداد الخطط البديلة اللازمة للتعامل مع تلك التنبؤات، وكيفية التغلب على أي عراقيل قد تعطل سير العمل.

          ⁃ الوضوح: يجب التأكد من أن الخطة الموضوعة واضحة بشكل تفصيلي لكل أفراد الشركة، وأن كل فرد مُلم بمهامه ومسؤولياته بشكل واضح لضمان سير العمل بسهولة وبالشكل المطلوب.

          ⁃ الإبداع: صحيح أن التخطيط الإداري شامل وواضح ولكنه يتطلب أيضًا امتلاك المديرين لعقليات مبدعة ومهارات ابتكارية تُمكنهم من تنفيذ خطواته ببراعة.

          ⁃ التنسيق: ينبغي على التخطيط أن يشمل وينسق بين أهداف الشركة جميعها، وأن ينسق بين وسائل تحقيقها والموارد والإمكانات المستخدمة في ذلك، حتى لا يتعارض تحقيق هدف مع آخر فيتعطل سير العمل والمصلحة العامة للشركة.

          ⁃ الالتزام: لا يتم التخطيط الإداري من أجل فكرة أو مبدأ "التخطيط" بل من أجل تنفيذه والعمل به، لذا يجب الالتزام بما تم وضعه في مرحلة التخطيط حتى يحقق أهدافه ولا يضيع هباءً، وذلك من خلال المتابعة الدائمة للأفراد المعنيين والمحاسبة عند حدوث أي تقصير أو تهاون.

          ⁃ المرونة: لا تحدث التنبؤات بنسبة 100% خصوصًا مع وجود عوامل خارجية متغيرة مؤثرة على عمل الشركة، لذا يجب أن يتسم التخطيط بالمرونة والقابلية على التعامل مع الأحداث الطارئة سواء كانت إيجابية أو سلبية، بل والاستفادة منها واستغلالها بما يحقق مصالح إضافية للمنظمة.

          ⁃ الاستمرارية: ما دامت الشركة قائمة لا يجب الانتهاء من التخطيط، فأحد أهم عوامل استمرار الشركات هي قدرتها على التخطيط المستمر، ويكون ذلك إما من خلال وضع خطط بديلة للطوارئ، أو خطة مكملة للخطة قيد التنفيذ، أو بإجراء التعديلات على الخطط الموضوعة بالفعل لتحسينها.