إعداد : د. لطيفه الرديني

السكرتارية التنفيذية يعتبر السكرتير التنفيذي من الأشخاص الذين يملكون الوظائف الأساسية في الهيكل الإداري، والسكرتير التنفيذي يعمل على أداء معظم المهام فهو حجر الزاوية في العمل والتطوير المؤسسي، ودورالسكرتير التنفيذي حساسًا وأساسيًا.

 أهمية السكرتارية مع ظهور التكنولوجيا الحديثة والأجهزة الإلكترونية (خاصة أجهزة الكمبيوتر)، تطور عمل قسم السكرتارية بشكل واضح، وتزداد أهمية قسم السكرتارية، وتعتمد على النقاط التالية: التعاون معهم لتقليل ضغط العمل وخاصة الضغط على المديرين ورؤساء الأقسام. تنسيق جميع أنواع العمل، بما ف يذلك التحضير للاجتماعات والمناقشات وما إلى ذلك. تقديم  جميع المعلومات اللازمة في الوقت المناسب. التأكد من سلامة طريقة الاتصال بين المدير والبيئة الخارجية والعكس صحيح. تحقق من المستندات والتحقق منها قبل الموافقة عليها رسميًا.
أهمية السكرتارية:-

أهمية السكرتارية مع ظهور التكنولوجيا الحديثة والأجهزة الإلكترونية (خاصة أجهزة الكمبيوتر)، تطور عمل قسم السكرتارية بشكل واضح، وتزداد أهمية قسم السكرتارية، وتعتمد على النقاط التالية: التعاون معهم لتقليل ضغطالعمل وخاصة الضغط على المديرين ورؤساء الأقسام. تنسيق جميع أنواع العمل، بما في ذلك التحضير للاجتماعات والمناقشات وما إلى ذلك. تقديم جميع المعلومات اللازمة في الوقت المناسب. التأكد من سلامة طريقة الاتصال بين المدير والبيئة الخارجية والعكس صحيح. تحقق من المستندات والتحقق منها قبل الموافقة عليها رسميًا.
 

وظائف السكرتير التنفيذي:-

وظائف السكرتير التنفيذي يتلقى السكرتير التنفيذي رسائل البريد الإلكتروني كل يوم، ثم يعرضها على المدير، ويعرض كل بريد إلكتروني ويعطب تعليمات حسب  المحتوى الوارد في البريدالإلكتروني، كما يتم توزيع البريد الإلكتروني على جميع الإدارات ذات الصلة حسب أهميتها. يتلقى السكرتير التنفيذي العديد من المكالمات المهمة لفهم مَن هو المتصل والغرض من الاتصال، ثم يقوم بإعادة توجيه المتصل إلى الوجهة التي يبحث عنها. يسجل جميع المكالمات التي تمت، ويسجل الأهداف من ورائها، وبعدها يتم عرضها على المدير. كما قام السكرتير التنفيذي بتنظيم
جميع الاجتماعات في الشركة وأثناء حجز الغرفة المناسبة قام بإرسال مجموعة من الدعوات لمن يجب عليهم حضور هذه الاجتماعات.